3 Persiapan penting untuk sukses presentasi

April 23, 2013

Suatu waktu, saya dan teman kerja saya, mengikuti trade show pariwisata di Jakarta selama beberapa hari. Tapi sebelum event tersebut, kami melakukan sales call ke beberapa perusahaan dan melakukan presentasi untuk produk dan jasa pelayanan perusahaan kami.

Ketika tiba waktunya untuk presentasi, teman saya kaget karena lap top tidak bisa menyala karena lupa mengisi ulang baterai sehingga tidak bisa dipakai. Untungnya kami sebelumnya sudah punya persiapan untuk presentasi alternative dengan cara manual. Saat dia kebingungan saya mengeluarkan folder manual saya beserta beberapa sales kit yang telah dipersiapkan sebelumnya.

Akhirnya, presentasi dilakukan dengan manual dan walaupun tanpa lap top, kami dapat melakukan presentasi dengan cukup memuaskan dan berhasil melakukan satu transaksi penjualan untuk satu event dengan perusahaan tersebut.

Bagaiaman persiapkan semua alat peraga agar presentasi berjalan baik dan sukses

Saat melakukan presentasi, kita harus menyadari bahwa kita adalah wakil perusahaan yang harus terlihat professional saat berhadapan dengan client. Kepercayaan diri, penampilan, penguasaan materi dan kemampuan interaktif akan sangat berpengaruh dalam penilaian client dan untuk meyakinkan mereka bahwa perusahaan yang kita wakili adalah pantas menjadi partner mereka.

Berikut adalah “3 hal penting” yang harus anda persiapkan untuk melakukan presentasi dengan baik dan penuh percaya diri;

1. Perlengkapan
Persiapkan segala keperluan anda berupa alat tulis dan perlengkapan lain yang diperlukan, kalau perlu buatlah daftar atau check list sekecil apapun perlengkapan itu. Sehingga saat dibutuhkan anda tidak kebingungan. Misalnya; bisnis card, pulpen, spidol, laptop fully charged, cable connector, brouchures, sales kit, souvenir dan lain-lain. Bayangkan saat anda perlu pulpen dan harus meminjam dari client anda.

1000 kata dapat digambarkan oleh sebuat Gambar atau foto, karena itu bila diperlukan, dalam presentasi pergunakan gambar/foto yang menarik namun sesuai dengan topic. Misalnya lokasi, jenis usaha/kegiatan, team work, Bangunan, sarana dan prasarana, dan lain-lain.

Bila dalam presentasi nanti ternyata membutuhkan beberapa perlengkapan, misalnya; lap top, power point, infocus/flip chart dan lain-lain. Sebaiknya anda pelajari cara pakainya agar saat presentasi anda tidak panik atau salah tingkah, karena tidak tahu apa yang harus anda lakukan. Bayangkan saat mau presentasi anda tidak tahu filenya dimana atau cara pakai infocus dan powerPoint .

Plan B; bila keadaan darurat misalnya listrik atau laptop anda rusak, sediakan bahan manual sehingga anda tetap dapat melakukan presentasi.

Pelajari dan kuasai materi dan persiapakan alat peraga agar presentasi sukses

2. Materi presentasi

Persiapkan bahan, materi dan cara bicara anda tentang apa yang akan dipresentasikan, misalnya anda susun mulai dari;

Pembukaan;

Pembukaan adalah dimana anda memperkenalkan diri dan juga tentang gambaran umum perusahaan yang anda wakili.

Pokok;

Sesudah itu presentasikan produk, jasa atau maksud dari meeting anda dengan client.

Tanya jawab;

Beri kesempatan kepada client untuk bertanya dan jawablah dengan bahasa yang singkat, mudah dimengerti dan langsung pada pokok pertanyaannya. Jangan pernah memperluas jawaban apalagi menyimpang, karena anda akan susah sendiri. Konsentrasi anda bisa buyar dan bahkan bisa lupa apa yang ditanyakan client anda.

Buatlah catatan untuk hal-hal yang belum bisa anda putuskan atau jawab dan kemudian anda follow up/tindak lanjuti nanti.

Penutup;
Buat kesimpulan dari pertemuan anda ini dan kalau perlu langsung membuat kesepakatan/transaksi. Jangan pernah menunda peluang yang sudah bisa anda ambil saat itu juga. Bila client belum memutuskan saat itu juga, tanyakan kapan dia bisa dihubungi untuk kepastiannya.

Presentasi yang interaktif dan simple akan mudah menarik minat klien

Tanyakan pada diri sendiri, jenis pertanyaan yang sulit yang mungkin ditanyakan serta cari jawabannya. Latih cara bicara, bahasa tubuh dan presentasi anda, seolah –olah anda sedang melakukan presentasi.

Aturlah volume dan kecepatan bicara anda tetap tenang, normal tapi bersemangat. Jangan terlalu cepat atau lambat. Beri kesempatan para audiens untuk menangkap maksud presentasi anda.

Buatlah kontak mata saat anda berbicara, artinya jangan melihat kearah lain saat orangnya didepan anda. Batasi presentasi hanya pada materi yang anda kuasai dan jangan menyimpang.

Satu-satunya alasan anda berkesempatan untuk presentasi adalah “ Orang hanya tertarik dengan apa yang bisa anda berikan, bukan yang anda sukai”.

Jadi usahakan untuk tidak membicarakan hal – hal yang bersifat pribadi seperti kenalan, keluarga, hobby dan lain-lain

3. Diri sendiri

Dari semua materi dan perlengkapan yang dipersiapkan, diri anda adalah yang terpenting. Oleh karena itu penting untuk memperhatikan hal-hal sebagai berikut;

Kesehatan

Jagalah kesehatan agar tidak mengganggu dalam presentasi dan juga mental anda agar lebih percaya diri sehingga meyakinkan client dalam menjalin hubungan yang baik dengan anda/perusahaan anda.

Penampilan yang rapi/sopan

Anda adalah cermin perusahaan/kantor tempat anda bekerja, jadi penampilan anda sebaiknya rapi dan sopan. Matikan atau silent HP anda dan jangan merokok selama presentasi. Hindari menerima telpon atau membaca sms selama presentasi.

Waktu

Be punctual, datanglah tepat waktu. Datang lebih awal adalah baik tapi jangan terlalu awal karena itu mungkin akan mengganggu. Sering orang yang datang terlalu awal akan disuruh menunggu hingga jamnya tiba sesuai appointment. Karena client anda mungkin masih melakukan aktifitas sesuai jadwalnya. Juga jangan terlambat, karena akan menimbulkan kesan yang kurang baik tentang anda.

Cara bicara yang menghipnotis orang saat presentasi

Datang lebih awal maksudnya adalah untuk memberi waktu kepada diri anda sendiri agar lebih tenang dan lebih siap sebelum bertemu client.

Perkirakan waktu/lamanya presentasi , termasuk sesi tanya jawab. Hal ini untuk menghindari kejenuhan atau kelelahan baik anda ataupun client. Karena itu, materi sebaiknya langsung pada pokoknya saja.

Semoga bermanfaat!